多くの若手ビジネスパーソンが思い悩む問題の種といえば
“コミュニケーション”
であることは疑う余地もないでしょう。
先輩に疎まれ、上司に怒られる多くの原因は、このコミュニケーションスキルの不足が原因だと思います。
本記事では、そのコミュニケーションという“イマイチ、ピンとこない能力”を紐解き、解像度を上げることで、対策を練っていこうという記事です。
※注釈
本記事では、コミュニケーション能力と、コミュニケーションスキルを明確に区別して考えておりません。賛否あるかと思いますが、ご指摘はお問合せから頂けますと幸いです。
読み書き力とは
ビジネススキルとしての読み書き力とは
ビジネスに関連する文書を正確かつ効果的に
「読み、理解し、書く」
ことができる能力を指します。
読み書き力は、ビジネスにおいて非常に重要な役割を果たします。
ビジネスには、契約書やプレゼンテーション資料、ビジネスプランや報告書などの様々な文書があります。これらの文書を正確に理解し、適切に書くことができるかどうかは、ビジネスの成果に直接関係しています。
また、読み書き力は、ビジネスにおけるコミュニケーションにも関連します。
ビジネスにおいては、メールやプレゼンテーションなど、様々な形式でコミュニケーションが行われます。これらのコミュニケーションにおいて、正確かつ効果的に伝えるためには、読み書き力が必要不可欠です。
したがって、ビジネスにおいては、読み書き力が高いことは非常に重要です。
読み書き力を向上させるためには、積極的に読書をすることや、書く機会を増やすことが有効な方法です。
また、ビジネスに関連する文書やコミュニケーションの形式について学ぶことも重要です。
以下の項目では、ビジネスに関連する文書及び、コミュニケーションについて解説します。
ビジネスに関連する文書とは
- 契約書や法律文書
契約書や法律文書は、ビジネスにおいて非常に重要な文書です。
契約書には、商品やサービスの提供に関する条件や支払い方法、納期などが記載されています。
法律文書には、契約書や法律に関する情報が含まれます。
ほとんどの若手ビジネスパーソンには、契約書を作成することはないかと思いますが、読むことは多々あります。
契約を締結する際に、顧客との読み交わしも行いますので、その際に質問がきても適切な回答ができるようにしておかなければなりません。 - プレゼンテーション資料
プレゼンテーション資料は、商品やサービスを紹介するために使用されます。プレゼンテーション資料には、商品やサービスの特長や利点、競合他社との比較、費用の詳細などが含まれます。
大手の営業会社に所属している場合、大型案件に携わる機会も多く、その都度プレゼン資料の作成が必須となります。
資料の作成は難易度としては高めですが、ある程度の慣れで対応していけるようになります。
まずは資料を読み、理解する能力を身に付けましょう。
特に、グラフや数値関連の資料から何を読み取るのか？などが大切です。 - ビジネスプラン
ビジネスプランは、ビジネスを立ち上げるために必要な計画書です。ビジネスプランには、ビジネスの概要、市場調査、財務情報、戦略などが含まれます。
若手のビジネスパーソンが新規事業に携わることは、機会としては少ないかもしれませんが、いずれはこういった場面に携わることもあるでしょう。
その際には必ずプランの作成が必要で、それを形にできないと話になりません。
起業の際には事業計画書が必要になります。
起業できる能力があれば、読み書き力やコミュニケーション能力に関しては熟練した能力が備わっているでしょう。 - 報告書
報告書は、ビジネスにおける進捗状況や成果を報告するために使用されます。報告書には、事業計画の進捗状況、財務状況、問題点や改善案などが含まれます。
報連相の場面で必要な報告書もあれば、長期のプロジェクトで必要になる計画書などとさまざまです。
特に報連相で使う報告書は、頻繁に作成することになりますので、文書作成のレベルアップには適した業務と言えるかもしれません。
最初は苦手意識があるかもしれませんが、レベルアップのために最適な業務、といった意識で取り組むことでレベルアップのスピードも上がります。 - メール
メールは、ビジネスにおけるコミュニケーションの形式の一つです。メールには、日々の進捗連絡、報告や問い合わせ、提案などが含まれます。
顧客との連絡の手段としても多様するため、早急に読み書き力を身に付ける必要があります。拙い文章でメールを送っているビジネスパーソンは、日々のやり取りで、信用が失墜する可能性もありますが、その逆も然りです。
しっかりとしたメールを送ることで、信用を勝ち取ることもあります。
コミュニケーションの形式
- メール
上記の通り、仕事の依頼や連絡、報告などを行う一般的なコミュニケーション手段です。頻度も高く、早期でのレベルアップが求められます。 - 電話・Web会議
遠隔地の相手とコミュニケーションを取るための手段です。プレゼンテーションや商談などに使用されます。読み書き力よりも、聴く、話す力の方が重要ですが、読み書きが発生するケースも多々あります。 - ミーティング・会議
複数人で集まり、業務の進捗や方針の説明などを行う場合に使用されます。
こちらも、聴く、話す力の方が重要ですが、ミーティングや会議では資料作成が発生します。その際に読み書き力が大事になってきます。 - プレゼンテーション
製品やサービスの説明、ビジネスの説明などを行う場合に使用されます。
こちらも、聴く、話す力の方が重要ですが、プレゼン資料の作成が発生します。
その際に読み書き力が大事になってきます。 - SNSやチャット
社内コミュニケーションや顧客対応などに使用されます。
上記は社内、外と問わずに発生するコミュニケーションです。
社内ではうまくできるが、社外ではできない、といったことがないように、いずれの場合でも円滑にコミュニケーションが取れるよう、読み書き力を向上させることが大切です。
読み書き力の向上方法
文書を正しく読み取り理解し、作成することや、円滑にコミュニケーションをとることは、ビジネスにおいて非常に重要な役割を果たします。
正確かつ効果的に読み書きができるようになるためには、以下の項目について取り組むと良いでしょう。
その一：読書習慣を身につける
ビジネス書や専門書、小説、ニュースや雑誌など、幅広いジャンルの書籍を定期的に読むことで、語彙力や文章力が向上します。
読書は、それ以外の能力向上にも繋がる、とても効率の良い学習方法となりますので、積極的に取り組むべきことです。
若手ビジネスパーソンは、プライベートの時間を削って”なにに？”投資をするのか？と悩んだ際には、真っ先に読書に充てると良いでしょう。
読書習慣を身につけるために意識することは以下の通りです。
目標を立てる
まず、自分が読みたい本やジャンルを明確にし、読書の目標を立てましょう。
目標を設定することで、読書のモチベーションを高めることができます。
読書に限らず、まずは目標を立てることで、取り掛かりやすくなりますし、挫折も減ります。
時間を確保する
忙しい日々の中でも、読書時間を確保することが大切です。
例えば、通勤時間や寝る前の30分など、自分に合った時間帯を見つけましょう。
「時間の確保ができない」は言い訳に過ぎません。
1日のうちにアイドルタイムは必ずあります。もし、本当に厳しいようなら、無駄なことに使っている時間を、読書に振りなおすことも視野に入れ、1日のスケジュールを見直してみるのも良いです。
読書環境を整える
読書に集中するために、読書環境を整えることも重要です。
静かな場所や、好きな音楽を聴きながら読書するなど、自分に合った環境を作りましょう。
ちなみに私のオススメは、無音の空間（自室）です。
極限まで集中力が高まります。
読書の楽しさを見つける
読書には、物語の世界に没頭する楽しさや、新しい知識を得る喜びがあります。
自分に合った本を選んで、読書の楽しさを見つけることが大切です。
小難しいビジネス書を読んで、読み終わった時に、何も残っていない…ことほど残念なことはありません。
慣れるまでは、読み易さを重視し、楽しむことに専念してみてはいかがでしょうか。
SNSなどで読書仲間を作る
読書仲間を作ることで、読書のモチベーションを高めることができます。
SNSなどで、同じ本を読んでいる人と交流して、意見を共有しましょう。
私にはいませんでしたが、同僚などとの意見交換も良いでしょう。
オススメのビジネス書、自己啓発本などを紹介し合うことで、タイトル選びの時間が短縮されます。
また、事前に感想や要約を知っていることで、物語の結末を知る楽しさは無くなりますが、圧倒的に読み易くなります。
読書記録をつける
読書の記録をつけることで、自分がどのくらい読書したか、どんな本を読んだかを把握することができます。
読書の習慣を身につけるためにも、読書記録をつける習慣を作りましょう。
私はこのBlogでの情報発信で記録を付けようと思っています。
手段は何でも良いですが、読んだ本を要約し、何かにまとめることで理解が深まります。
記録付けは、絶対的にオススメです。
その二：読解力を鍛える
文書を読んだり、読書の際に、読んだ内容を自分の言葉で要約する練習をすることで、読解力が向上します。
また、文章の構造や論理展開を理解するために、文章の要約や短いレポートを書く練習をすることも効果的です。
読解力を鍛えるための具体的な方法は以下の通りです。
スピードを落として読む
読み始める前に、短いブレイクを取ってから、落ち着いて読書に集中することが大切です。また、スピードを落として読むことで、文章全体を理解しやすくなります。
読み難い文章は、なぜ自分の中に入ってこないのか？を考えてみると良いです。
馴染みの少ない単語が多い文章などは特に読み難く、その単語を調べながら読むしかありません。
そういった意味でも、文章をゆっくり読み、まずは正確に理解できるように努めましょう。
要約する
読んだ内容を自分の言葉で要約することで、理解度を高めることができます。
読解力を上げるうえでは、とてもオススメの手法です。
自分が書いた要約を読んで、読解力が足りない部分があれば、改善するようにしましょう。
内容について考える
読み終わった後、自分なりに内容を考え、自分の意見や感想をまとめることで、より深い理解を得ることができます。
要約後に、自分の感想を付け加える作業と言えます。
読書感想文などがこれにあたります。
キーワードを見つける
文章の中からキーワードを見つけ、それらを繋ぎ合わせることで、文章全体の概要をつかむことができます。
読解力が上達してくると、文章全体を読まずとも、キーワードになりそうな単語だけピックアップすることで、全体的な意味を把握することも可能です。
逆に、初期の段階では、「何がキーワードなのか？」を意識することで、読解力アップの近道になります。
語彙力を増やす
語彙力が向上すると、より高度な文章も理解することができます。
毎日少しずつでも、新しい単語を覚えていきましょう。
文章の構造に注目する
文章の構造に注目し、主題と主張を明確に把握することで、文章全体を理解しやすくなります。ゆっくりと読み、キーワードを意識し、全体的なイメージを捉えることができれば、要約ができます。
そうすると、文章の構造も自然と理解できるようになってきます。
「このブロックは〇〇についての主張だな…」
「このブロックは〇〇のことについての説明だな…」
などの構造を理解したり、構造を意識することで、理解が深まります。
その三：文章の書き方を学ぶ
ビジネスに必要な文書やメールなど、特定のジャンルに特化した文章の書き方を学ぶことで、文章力を向上させることができます。
書籍やオンラインのコース、セミナーなどを活用するのも良いでしょう。
ビジネススキルに関連する文章の書き方を向上させるための手段は以下の通りです。
目的を明確にする
文章を書く前に、書きたいことの目的を明確にすることが重要です。
読者に何を伝えたいのか、何を期待するのかを考えましょう。
ちなみに、今回のテーマ
「若手ビジパ必見！「コミュニケーションスキル」を理解する！
～その3「読み書き力編」～」
は、コミュニケーション力を向上させたい若手のビジパが、具体的に何を意識し、どんなことを実践したらいいのか？に関しての解説をしています。
若手のビジパは、上から順に読み、実践していただくことで、読解力アップに繋がります。
読み手を意識する
読者の立場に立って、読み手が知りたい情報や、伝えたいポイントを明確にして、伝え方を工夫することが大切です。
伝え方を工夫すると言うとさまざまですが、メールなのかチャットなのか、ビジネス寄りか、フランクなイメージなのか、TPOを意識すると良いでしょう。
「Time（時間）、Place（場所）、Occasion（場面）の頭文字を取った略語」
文章構成を考える
伝えたいことを整理し、論理的に文章を構成しましょう。
導入、本文、まとめの順序で文章を構成することが一般的です。
報告書や提案書の際には、結論から書くことも大切です。
読みやすさを考慮する
長文や長い段落、難しい専門用語は、読み手にとって負担になることがあります。
読みやすい文章を書くために、簡潔かつ分かりやすい言葉を使いましょう。
このBlogでも意識してはいるものの、情報量が多いとどうしてもボリュームが膨れてしまいます。
読み易い文章を書くことは、読み手のことを考えると、とても重要な要素です。
自分で読み返して”すんなりと入ってくる文章かどうか”くらいは最低限意識しましょう。
校正や校閲を行う
文章を書き終えた後は、必ず校正や校閲を行いましょう。
文法や表現のミス、誤字脱字を見つけ、修正しましょう。
人のやることなので、ミスは付きものです。
当たり前のようにミスは起きます、そういうものです。
完璧なものは、何度も修正されて初めて誕生するものです。
他者の文章を読む
自分以外の人が書いた文章を読むことで、新しい表現や文章構成のアイデアを得ることができます。
ビジネス書籍やニュース記事など、様々な文章を読んでみましょう。
まずは模倣から始めるのがとてもオススメです。
「模倣とは、自分の視野を広げ、他者を理解し、自己を向上させるためのプロセスである。」 – ジャクリーン・シャーマン
上記の名言は、模倣が創造や学習の基盤となることや、模倣が創造性の源泉であることを示しています。
模倣をすることで他者を理解し、自己を向上させることができるということです。
これらの手段を意識して、文章力を向上させていきましょう。
ビジネスにおいては、伝えたいことを効果的に伝えるための文章力、文章の書き方を知っていることが、とても重要なスキルの一つと言えます。
その四：フィードバックを受ける
書いた文章を他人に見てもらい、フィードバックを受けることで、自分の弱点や改善点を把握することができます。
また、ビジネスに必要な文章の書き方については、上司や先輩にアドバイスをもらうことも効果的です。
フィードバックを受けることは、「読み書き力の向上」だけに限らず、常に大切です。
読み書き力編は以上となります。
本記事の内容を日々の業務に取り入れ、少しでもコミュニケーションスキルを向上させるための材料にしていただければ幸いです。
