仕事上でのミス。
誰もが減らしたい、改善したい、どうにかならないものか？と頭を悩ませている課題の1つだと思います。
ミスが発生するたびに、心苦しい思いをしたり、またはその被害に遭ったりと、ネガティブな事案であることは間違いありません。
ミスを繰り返すことで上司や先輩の信頼が低下し、仕事を楽しめない状況になってしまう大きな原因です。
今回は、そのミスを少しでも減らすことに役立ててもらえれば….
という思いで、その具体的な考え方や取り組み方をご紹介したいと思います。
※凡ミス、ケアレスミスを総称して「ミス」として表現しています。
ミスとは何なのか？実態や原因を把握する
凡ミス、ケアレスミスとは、注意力不足や怠慢などが原因で、軽微なミスやミステイクが発生することを指します。注意していれば防げたような、ありきたりなミスだと言えます。
例えば、重要なメールを見落とす、ミスタイプによる誤送信、取引先に対する失礼な言動などが挙げられます。
マインド的ミス
「マインド的ミス」とは、注意力不足や怠慢などが原因で起きるミスを指します。
業務の全体像を把握することはとても重要ですが、業務全体を1つの大きな流れとして捉えるのではなく、1つ1つの細かな作業に分割し、そのセクターごとにチェックを行う必要があります。
そうしたチェックを怠ることで起きるミスは、マインド的ミスと言えるでしょう。
先輩や上司から、”怠慢だ！”と強い叱責を受けるケースがほとんどです。
スキル的ミス
「スキル不足によるミス」とは、業務に必要なスキルや知識を持っていないために起こるミスを指します。例えば、商品の価格設定を誤る、顧客からの問い合わせに対応できないなどが挙げられます。
また、経験が不足していることで、未来（さき）が読めず、ミスが潜むリスクに気付けずに発生してしまうケースもあり、単純な習熟度に起因するのがスキル的ミスです。
先輩や上司は”ある程度は仕方ない”と割り切って考えるケースが多く、そこまで強い叱責は受けないでしょう。
しかしながら、それが許されるのも新人のうちだけです。
経験を積んでいるにも関わらず、スキル的ミスを頻発してしまうようであれば、それはすなわち、マインド的ミスと言えるかもしれません。
ミスには2つの属性がある
改善可能なミス
多くの場合、こちらのミスに属します。
ミスの実態を把握し、その原因を追究し、そして改善策に思考を割く必要があります。
また、周りへ及ぼした被害の復旧も必要になってきます。
これを読んでいる方であれば、大抵こちらの属性のミスであると思われます。
今日を境に、思考、行動を変え、ミスを減らす行動に繋げましょう。
改善不要なミス
ケースは少ないものの、まれに、起きたこと自体、忘れてしまっても良いミスもあります。普段から、ミスを防ぐためにあらゆる手段を講じていても、それでも人間はミスをするものです。これ以上は物理的に対策も改善もできないよ！と、自分も納得でき、かつ、周りからも同じ評価を得られるミスがこれにあたります。
また、そのミスを引きずることで、他の業務に支障をきたしたり、他のミスを誘発してしまうくらいなら、いっそ考えないことが対策だよね、と思われるケースです。
具体的にどういったミスなのか？という定義付けは難しいです。
状況や環境によって変わるもの、としか説明ができないのですが
1つの指標として
「周りの迷惑が極力軽微であり、かつ、そのミスが許容されている」
そう感じられる場合は、深く反省し、改善策に思考をめぐらす必要はないでしょう。
また、これは、”だれが”ミスをするのかにもよって変わります。
普段から信頼を築いてる（ミスが少ない）方であれば、周りはそれを評価し、ミスの原因や対策を追求されることはないでしょう。
ミスを減らす意義とは？
ミスが発生することは、ビジネスにとって大きなリスクとなります。
失敗は、信頼性の低下や損失を招くだけでなく、ビジネスパートナーとの関係を悪化させる原因となるため、その改善は非常に重要です。
当然社内での評価を得ることもできません。
具体的には、先輩からの仕事のフォローが減ってしまったり、上司から業務を任される頻度が激減していきます。
業務を任される頻度が落ちると、自身のスキルを伸ばすことはできず、また成果を出すチャンスもなくなってしまうでしょう。
逆に言えば、なぜか最近は…
仕事を振ってもらえなくなってしまったな…
先輩からのフォローがなくなったな…
と感じるようであれば、それは、ミスをするこで、信頼を損なってしまったのかもしれません。
ミスを減らす具体的な方法とは？
いよいよ、ミスを減らす、改善する具体的な方法をご紹介していきたいと思います。
業務上、物理的に不可能！ということでなければ、是非一度トライしてもらえると改善に繋がると思います。
1．チェックリストの活用
業務の手順やプロセスをまとめたチェックリストを作成し、作業の際に確認することで、ミスを減らすことができます。
具体的には、業務の全体像を大枠で捉えたあとに、細かいセクターで区切り、その区切ったポイントでミスがないかを確認をすることが重要です。
“業務の全体”とは、指示を受けて業務に取り組むところをスタートとし、その業務を終え、完了の報告をするところまでが全体の幅となります。
その業務の内容によって、どれくらいの細かいセクターで区切るかは変わってきますが、よくミスをしてしまうポイントや、業務難易度が高く不安を感じるポイントは重点的にチェックをすると良いでしょう。
2．チームワークの強化
チームメンバー間でのコミュニケーションや情報共有を促進することで、ミスを減らすことができます。
具体的には、自分の業務を他のメンバーにも気にしてもらい、必要に応じて指摘を受けたり、チェックをしてもらうことで、ミスが激減します。
ミスは、自分が気づけないから起こっていることも多々あります。
そのミスを防ぐために、自分だけで何とかしようと思っても限界がありますので、チームメンバーと連携しましょう。
逆に、他のメンバーからそのポジションを期待された際には、自身の業務だけでなく、メンバーのことも気にしましょう。
やってみると気付けますが、チームワークが高まり、モチベーションがアップします。
そして、チェックするというスキルの向上にも繋がり、結果として自身のミスを減らすスキルが身に付きます。
3．継続的なトレーニング
業務に必要なスキルや知識を定期的にトレーニングし、自身のスキルアップを促進することで、ミスを減らすことができます。
具体的には、改善策を継続するということです。
特に、マインド的ミスの改善は、一朝一夕では成しえません。
意識を変え、取り組み続け、習慣にし、そしてクセにするまでの長いプロセスを経て改善へと向かいます。
ある程度の長い期間を要することを、予め覚悟しておきましょう。継続は力なりです。
4．日々の業務を振り返るクセ付け
これは報連相の記事でも書いていますが、
毎日、業務が終了した時点で（もしくは業務を終え帰宅した後でもOK）その1日の仕事を振り返ることがとても重要です。
良かったことを箇条書きし、同じように悪かったことも箇条書きしましょう。
そして、それを見て自身で思ったことを（簡単にで結構です）書いておくことで、業務に取り組む意識が向上し、ミスを防ぐマインドが育まれます。
この振り返りは、ご自身が”中堅”や”ベテラン”という地位を確立させるまで継続することをオススメします。
レイ・ダリオの格言
レイ・ダリオは、自身が創業した投資会社であるブリッジウォーター・アソシエイツの経営哲学をまとめた本「原則 Principles」の中で、”18ヵ月続ける覚悟”というフレーズを使用しています。
このフレーズは、ダリオがチームのメンバーに対して語った言葉であり、新しいプロジェクトやイニシアチブに取り組む際に、最低でも18ヵ月間は続けることを覚悟する必要があるという意味が込められています。ダリオは、新しいことを始めると最初の数ヶ月間は熱意が高まり、モチベーションも維持しやすいが、その後しばらくすると熱意が冷め、モチベーションも低下しやすくなると指摘しています。そのため、18ヵ月という期間を設定し、その期間中には粘り強く続けることで、より良い結果を生み出すことができると考えています。
また、ダリオは、この18ヵ月続ける覚悟の考え方が、成功につながるうえで非常に重要だと述べています。成功するためには、長期的な視野を持ち、目標に向かって努力し続けることが必要であると考えています。
つまり、”続けることがとても大切”ということです。
まとめ
ミスが減らずに上司や先輩に怒られまくってモチベーションガタ落ちのビジネスパーソンが、以下のことを取り組むことで、ミスが激減しますよという内容でした。
- チェックリストの活用
- チームワークの強化
- 継続的なトレーニング
- 日々の業務を振り返るクセ付け
そして、その改善策を継続するってことが大切です。
以上、1日でも早くミスが減り、評価が上がりそして仕事が楽しくなることを期待しています！頑張っていきましょう！！
